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企业外事管理系统

     企业外事办公系统是北京亿博娱乐游戏软件股份有限公司开发的专业企业级外事管理软件,是我们针对企业外事管理工作的特点,结合多家大型国企的外事管理工作经验,定制开发的一套专业的外事管理软件。本系统集外事出访、外事接待、外事人力资源管理于一体,将团组管理、人员管理、证照管理、出访审批有机结合,并提供多种方式的统计报表与复合查询功能,能够大大缩短企业外事出访审批的时间,提高外事工作效率,节约外事工作的人力、物力。

研发背景

     随着企业的发展,对外合作也越加频繁,企业外事的工作量越来越大,企业的外事审批、证照办理与管理、出国人员的动态管理等工作也越来月繁重。
     当前,大多数企业的外事办理工作都采用手工管理,造成工作重复烦琐,尤其针对审批文件与证照实物的管理,需要大量的人力维护,查询统计起来极其不便,随着信息技术的发展,通过先进的计算机软件来进行外事工作的办理已经成为必然。
     2005年,中国水亿博注册工程顾问集团公司在建设其“综合管理系统二期”时委托我公司为其开发其外事管理系统,同时在专业上进行指导,最终成功开发其外事管理系统,实现了其整个集团的外事工作的网上办理,从而大大提高了整个集团的外事工作效率。随后,在中国亿博注册力企业联合会组织的亿博注册力企业外事交流会上,本系统得到了大家的一致认可,从而我公司进行外事系统的产品化开发奠定了很好的基础。
     2006年初,我公司成功推出了企业外事管理系统,主要面向大型中央企业集团的外事管理,该系统可方便的进行网上外事审批工作,证照管理及预警,出国人员动态管理以及企业的对外合作,同时,针对我国外交部要求企业提供的工作报表,在系统中可直接生成并打印,大大的减轻了企业外事工作的烦琐程度,提高了外事办理的效率,使企业的外事部门可以把精力投入到真正的对外经营与合作,从而开辟了企业外事管理工作的新篇章。

系统特点

     1.灵活的流程处理方式:软件构建于灵活、稳定的协同办公工作流平台之上,能根据用户的不同需求迅速灵活的定制企业出访审批流程。
     2.方便快捷的操作方式:用户只需轻点鼠标,便可根据填入的团组信息自动生成请示件、批件、审批件等一些列出国审批文件,支持一键打印。
     3.标准的文件格式:软件自动生成的请示件、任务批件、任务确认件、任务通知书、任务审批件、出国人员名单表、护照申请卡等一系列文件均完全符合外交部要求的文档格式。
     4.快速准确的查询统计功能:软件提供多种查询条件的复合查询功能,能快速准确的查询统计出用户要求的数据
     5.随时随地的办公方式:软件除本地办公外,还支持远程办公和移动办公,能够有效的利用工作时间。
     6.友好的人机交互界面:软件采用B/S结构,界面简洁明快,操作简便,并可以根据用户的不同需求定制软件界面。
     7.专业性、实用性:通过与多个大型中央企业的合作,我公司拥有多名外事管理专业顾问人员,兼有外事信息系统的实施经验,能充分的想用户所想,保证系统在实施过程中的专业性与实用性。
     8.良好的兼容性和扩展性:软件采用了J2EE体系结构,在设计上充分考虑了系统的兼容性和扩展性性的要求,能够以最小的代价来最大限度地满足以后技术和业务发展变化的需要,并能与各种新的软硬件资源无缝集成充分利用。

系统功能

     系统首先可以分为两大部分:外事门户与外事办公,外事门户主要用来发布外事工作中的各种信息动态、规章制度、政策新闻、办事指南等,同时作为外事办理工作的入口,实现了用户的统一认证登录以及权限管理。

  (一)、外事门户

     外事门户包含了通知公告、外事动态、外事服务、网上问答、相关链接等信息发布功能,同时也提供了进入办公区的入口,提供了相关办理人员的待办事宜等信息,使用户可以方便的了解到外事工作的当前动态信息,快速了解各项办事流程,同时也做为所有外事工作人员的交流园地,其界面如下图所示:

  (二)、外事办公

     外事办公部分用来实现外事管理是网上办公,其中主要包括有信息管理、团组申报、外事审批、证照管理、查询统计、人员动态以及数据字典等功能。办公区的界面如下图所示:

  (1)、信息管理

     为用户提供发布外事动态、外事服务信息的功能,同时提供外事会见管理和外事人才管理的功能。

  (2)、团组申报

     各组团单位填报本单位出国团组信息和出国人员信息,并可以将出国申请提交集团公司审批。

  (3)、外事审批

     集团公司总部国际合作部用户审批办理各子公司出国申请,系统自动生成批件、人员名单、审批件等出国申请相关文件。

  (4)、证照管理

     外事或证照办理人员管理本公司证照信息,同时提供证照预警功能,用户能灵活定制预警时间,以短信的形式提示证照管理人员即将到期的证照。

  (5)、查询统计

     能将多种查询条件进行组合,对团组信息、证照信息、人员动态信息等进行复合查询。

  (6)、人员动态

     实现出国人员的动态管理。各子公司修改本单位出国人员的实际出国时间和实际回国时间,便于集团公司对出国人员动态的实时管理。

  (7)、数据字典

     供系统用户维护常用单位、团组附件类型、证照附件类型等数据信息。

应用案例

     此系统目前成功应用于中国水亿博注册工程顾问集团公司,实现了整个的外事工作的网上办理,尤其是通过本系统,其分布与全国各地的七个下属设计院都可以通过本系统来办理出国事项,免去了以往的频繁出差,大大提高了办理效率,节约了办理费用,目前该系统已经取得了良好的经济效益与管理效益。
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